会議って、有意義なものもそうでないものもかなーり差が激しいですよね。
目的に向かってスピード感をもって決まっていく会議もあれば、
どこにむかっているのかぼーっと、だらーっと進むものもあれば。

いろいろな事柄の調整や意思決定のために会議をするときに、
僕が意識している会議を有意義にするポイントをまとめてみます。
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1:その会議の目的とゴールを明示する
この会議が、なにを目的にしていて、ゴールは何なのかってことをはっきりと会議の始まり、最初に確認をする。進行側が意図やゴールを示した上で、他の参加者からもそれでよいのかどうか、をちゃんと会議の始まりで確認できると(あるいは、追加や修正をできると)よいなぁと思います。
議題を事前に示すことは結構多くても、ちゃんと目的とゴール(何を決めるか、どこまでいくか)を明示・確認できているケースってそんなに多くないんですよね。
これ、とーっても大事だと思う。

2:議題を事前に提示&タイムキーピング
これ、基礎の基礎ですよね。会議に際しては、話し合う議題を事前に整理して示しておくこと。少なくとも会議の始まる時にはレジュメにして配るってには基本ですね。でも、事前に、2・3日前には議題を事前に参加者に通知をしておく(&関連する資料を配布しておく)ことで、それぞれ話したいことを準備したり考えを整理する時間ができますよね。余裕をもって、事前に示すことが大事です。
でもって、各議題ごとにどれだけの時間を使うかってことも、算段しておくのが良いと思います。でもって、そのイメージにあわせて伸びすぐ内容に、時間管理をすることもとっても大事。

3:決めるものと、話し合うものを区別する
議題を出していく時に、その場で話しあってアイディアを広げていくものと、議論を通じて結論を出していくものと、はっきりと分けていくことも大事です。議論を広げていくブレーンストーミングの際には、お互いの意見を否定せず自由にアイディアを出せるような進行が重要だし、一方で決めるときには決める基準(=ものさし)を確認した上で、きっちりと決めていくことが大事ですね。

4:議論の内容を板書&議事録を作る
会議の最中に、話し合われている内容をホワイトボードなどに(いやもちろん黒板でもいいんですけれどw)まとめていくのもとっても有効です。今どんな議論しているかを可視化できるし、それぞれの参加者も自身の理解を照らしあわせて実感することもできるわけですしね。
そして、話しあいの議事録をまとめて終わった後に共有するのもまた大事。会議の内容を振り返るときにも、あるいは決めたToDoを確認するのにも有効。だから、参加者の中で議事録担当を決めて、取りながら参加してもらうといいかもですね、もちろん、だーっとベタで書くだけでなく決まったことや次回への積み残し、ToDoなどをあとから見なおした時に見やすいように、まとめておくのは大事ですね。

5:ネクストステップを決める
議論したことに満足してはいけません。それぞれ「いつまでに、誰が、何を、どうするのか」というネクストステップをはっきりとさせることが大事です。だって、決めたことを実現することが大事なんだから。誰が、何をってところまではわりとみんな決めるんですけれど、大事なのは「いつまでに」ってこと。期限を区切ったり、どうするってところをはっきりしておかないと、その後会議で決められたことが順調に進捗しているかを評価できないですからね。

ではでは。

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